Wersja darmowa zawiera znak wodny na podglądzie. Wklej kod dostępu, aby pobrać czysty dokument i odblokować plik Word (.doc).
Miejscowość: Warszawa, dnia 2026-10-28 r.
Firma / Instytucja: ABC Sp. z o.o.
Data zniszczenia: 2026-10-28 r.
W dniu 2026-10-28 r. komisja w składzie:
1. Jan Kowalski – Dyrektor ds. administracji (Przewodniczący)
2. Anna Nowak – Specjalista ds. archiwizacji (Członek)
dokonała zniszczenia niżej wymienionych dokumentów.
Komisja stwierdza, że poniższe dokumenty podlegają zniszczeniu:
1. Faktury sprzedażowe za rok 2018 – 45 szt. 2. Umowy zlecenia z 2017 r. – 12 szt. 3. Listy płac za rok 2016 – 24 szt.
Podstawą prawną zniszczenia dokumentów jest: upływ okresu archiwizacji.
Dokumenty zostały zniszczone metodą: niszczarka dokumentów (poziom bezpieczeństwa P-4).
Komisja oświadcza, że dokumenty zostały zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.
|
........................................ Przewodniczący komisji |
........................................ Członek komisji 1 |
........................................ Członek komisji 2 |
Każda firma przetwarza dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe lub tajemnice handlowe. Gdy minie ustawowy okres ich przechowywania, przedsiębiorca ma obowiązek je zniszczyć – i to w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Protokół zniszczenia dokumentów jest dowodem na prawidłowe wykonanie tego obowiązku.
Rozporządzenie RODO (art. 5 ust. 1 lit. e) wprowadza zasadę ograniczenia przechowywania – dane osobowe mogą być przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania. Po jego upływie administrator danych jest zobowiązany do ich trwałego usunięcia lub anonimizacji. Brak protokołu zniszczenia może zostać potraktowany jako naruszenie zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).
Protokół zniszczenia dokumentów powinien zawierać: datę zniszczenia, skład komisji, wykaz niszczonych dokumentów, podstawę prawną zniszczenia oraz zastosowaną metodę. Dokument ten przechowuje się bezterminowo jako dowód prawidłowego postępowania z dokumentacją.
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu: faktury – 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; dokumenty pracownicze – 10 lat (dla zatrudnionych od 2019 r.) lub 50 lat (dla zatrudnionych przed 2019 r.); umowy cywilnoprawne – 6 lat od dnia wymagalności roszczenia (koniec roku kalendarzowego). Po upływie tych terminów dokumenty należy zniszczyć.
Przepisy nie wymagają powołania komisji w małych firmach prywatnych – właściciel może samodzielnie zniszczyć dokumenty i sporządzić protokół. Jednak powołanie komisji jest zdecydowanie zalecane, ponieważ zwiększa wiarygodność procesu i stanowi lepszy dowód w razie kontroli. W przypadku jednostek sektora publicznego (urzędy, szkoły, szpitale) powołanie komisji jest obowiązkowe zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Tak, zniszczenie dokumentów można zlecić wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Jednak zgodnie z RODO (art. 28) wymagane jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Firma niszcząca powinna wydać certyfikat zniszczenia potwierdzający, że dokumenty zostały trwale zniszczone. Warto sprawdzić, czy firma posiada certyfikat DIN 66399 potwierdzający odpowiedni poziom bezpieczeństwa niszczenia.
To, co wpisujesz w generatorach, zostaje u Ciebie (w przeglądarce). Nie wysyłamy tego do NASA, ZUS-u ani teściowej. Ciasteczka mamy tylko techniczne, żeby strona nie padła.
